Projektbeschreibung
Im "Kleinen Saal" soll wieder ein Club-Schrank und ein Pokalschrank eingebaut werden. Größe und Platzierung im Raum wurden bereits bei Instandsetzung des "Kleinen Saal" berücksichtigt. Sowohl die abgehängte Decke, als auch das Parkett wurden entsprechend gestaltet.
Zunächst wurden Vorskizzen angefertigt und der Raumbedarf ermittelt. Die Vorstandsressorts sollen die Möglichkeit haben, Unterlagen, Dekomaterial, Bücher usw. wieder an einem zentralen Ort unterzubringen. Derzeit sind hierfür Umkleideschränke und Schrankflächen im Trainingsraum befristet "zweckentfremdet" worden. Die Pokale sind auf dem Dachboden zwischengelagert. Weiter soll das Geschirr für Veranstaltungen hygienisch einwandfrei und am "Einsatzort" (Büffet) gelagert werden. Insgesamt wird daher recht viel Stauraum benötigt.
Kosten und Budgetierung
Für die Schränke gibt es derzeit keine Rücklagenposition. Die Kosten sind nach Auffassung des Vorstandes aus dem laufenden Budget derzeit nicht solide finanzierbar. Es werden daher folgende Vorschläge zur Diskussion gestellt:
- Auftragsvergabe erst nach Bildung entsprechender Rücklagen über mindestens 2 Jahre.
- Kurzfristige Auftragsvergabe und Finanzierung aus Spenden/Umlagen und aus laufenden Mitteln. Dabei ist die Finanzierung aus laufenden Mitteln des Jahres 2015 auf € 3.000 zu begrenzen. Die Differenz zur Gesamtauftragssumme müsste aus Spenden/Umlagen finanziert werden.
Kriterien der Auftragsvergabe an Dritte
Bisher gibt es keine klaren, schriftlich fixierten Kriterien zur Auftragsvergabe. Deshalb werden nachfolgende Kriterien vorgeschlagen. Der Auftragnehmer soll
- in Berlin oder im Umland seinen Firmensitz haben (Möglichkeiten zur Nachbesserung etc.)
- eine steuerlich unbedenkliche Rechnungslegung sicherstellen können
- einwandfreie Referenzen vorweisen können
- auf seine Fähigkeit zur Vertragserfüllung und Gewährleistung geprüft sein.
Ergänzend wird darauf hingewiesen, dass eine rechtsverbindliche Auftragsvergabe nur durch zwei vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder erfolgen darf.
Bewertung des Vorstandes /Empfehlung an die Mitglieder
Der Schrank ist sinnvoll und notwendig. Nachdem von einer langen Nutzungsdauer auszugehen ist und bereits erheblicher Aufwand für die wirklich schöne Instandsetzung des "Kleinen Saal" betrieben wurde, wäre es schade, nun eine halbherzige/billige Lösung umzusetzen. Eine höhere Qualität, die Abschließbarkeit der Schrankelemente mit höherwertigen Schlössern und die Ausführung durch eine Gewährleistung bietende Fachfirma rechtfertigen einen höheren Gesamtaufwand.
Wir empfehlen Abschlussverhandlungen mit der Fa. Tischlerei Böllnitz GmbH (Ausführung in Kunststoff ca. € 4.260 zzgl. 19% MwSt.; Endpreis ca. € 5.100) und die Finanzierungsalternative 2.